MGV26: Bericht des Vorstands 24/25

 Der gemeinsam erstellte Bericht wurde in der Veranstaltung wechselweise von Oliver Baum und Volker Theisinger vorgetragen.
Um ihn besser lesbar zu machen, veröffentlichen wir ihn als kompletten Text.

Unser Kompass für die SGO

Liebe Mitglieder, vor gut zwei Jahren haben Volker und ich an dieser Stelle darüber gesprochen, warum wir uns für die Arbeit im Vorstand entschieden haben und wie wir unsere Aufgabe verstehen. Damals haben wir gesagt, dass für uns die SG Orlen weit mehr ist als ein Sportanbieter. Sie ist Gemeinschaft, Heimat, Begegnungsstätte und ein Ort, an dem Menschen gemeinsam etwas bewegen können. Gleichzeitig haben wir den Anspruch formuliert, unseren Verein organisatorisch, finanziell und infrastrukturell so aufzustellen, dass er auch langfristig erfolgreich und unabhängig von einzelnen Personen funktioniert.

Heute, wir kandidieren ja beide bewusst nicht mehr für unsere Ämter, möchten wir die Gelegenheit nutzen, auf diese Aussagen zurückzublicken und Bilanz zu ziehen.

Unsere Bewertung der Entwicklung

Ich möchte unser Fazit vorwegnehmen: Wir wären vor fast drei Jahren sehr dankbar gewesen, den Verein so geordnet übernehmen zu können, wie wir ihn heute abgeben. Im September 2023 war das aus bekannten Gründen nicht gegeben – was ausdrücklich kein Vorwurf an die Personen um Tobi Oellers ist. Die haben den Verein damals bis an die Grenzen ihrer Kraft aufrecht gehalten. Die Zeit nach dem Tod von Axel Rettig war einfach maximal schwierig.

Aber es muss auch erlaubt sein, kritisch zu sein und zu mahnen. Wir haben daran gearbeitet und müssen weiter daran arbeiten, dass das Eigenleben, das sich in dieser Zeit – völlig nachvollziehbar aus der Not geboren – in diversen Abteilungen entwickelt hat, wieder zurückgefahren wird. Der Sportbetrieb ist Sache der Abteilungen. Da mischt sich ein Vorstand nach unserem Verständnis nur dann ein, wenn etwas grundsätzlich schiefläuft. Aber Gesamtverein und Gesamtvorstand sind keine billigen Arbeitstiere, die einigen die Basis zur Selbstverwirklichung bereitstellen. Der Gesamtverein, der Vorstand hat klar definierte Aufgaben, die bei den dort handelnden Personen liegen und für alle Abteilungen gleichermaßen gelten. Wer Verantwortung in einem Mehrspartenverein übernimmt, muss bereit sein, diese gemeinsamen Regeln und Zuständigkeiten mitzutragen.

Die Bilanz hinter den Kulissen

Doch genug des mahnenden Rückblicks, lasst uns gemeinsam schauen, was seit der letzten Mitgliederversammlung alles passiert ist. Wir hatten damals angekündigt, auf saubere und transparente Strukturen, auf alltagstaugliche Prozesse und auf die Verteilung von Verantwortung auf viele Schultern zu setzen. Genau dieser Gedanke hat unsere Arbeit in den vergangenen beiden Jahren geprägt.

Mehr Schultern, mehr Stärke

In vielen – bei weitem noch nicht in allen - Bereichen ist es gelungen, Aufgaben klarer zu definieren und Zuständigkeiten verbindlich zuzuordnen. Die SGO hat aber mittlerweile den in der Satzung angelegten Aufgabenverteilplan, der noch immer wächst und eine erstaunliche Vielfalt an Aufgabenfeldern zutage gefördert hat.

An vielen Stellen konnten neue Mitstreiter gewonnen werden, haben Menschen Verantwortung übernommen und bringen sich ein. Zahlreiche Aufgaben werden heute nicht mehr von Einzelpersonen, sondern gemeinschaftlich gestemmt. Im Vorfeld dieser Veranstaltung haben wir uns nochmal die Zeit genommen, über die Liste dieser Menschen (Hinweis der Redaktion: Achtung, der Link führt zur aktuellen Liste der Unterstützer. Diese entspricht nicht der zum Zeitpunkt des Vortrags) zu schauen. Es hat uns mit Stolz erfüllt, wie viele Mitglieder, wie viele Freunde, die unser Mindset teilen, die SGO unterstützen. Das stärkt nicht nur die Arbeitsfähigkeit des Vereins, sondern macht ihn auch widerstandsfähiger für die Zukunft. Aber, wir sagen das ja an jeder möglichen Stelle, ein Verein wie die SGO braucht noch viel mehr engagierte Ehrenamtliche, die den Laden am Laufen halten. Dieser Verein hat noch unendlich viel ungehobenes Potenzial.

Organisation und Digitalisierung - Die Basis für nachhaltige Vereinsarbeit

Auch die Themen Organisation und Digitalisierung haben spürbare Fortschritte gemacht. Kommunikationswege wurden vereinheitlicht, Verwaltungsabläufe modernisiert und digitale Werkzeuge eingeführt. Vieles geschieht heute strukturierter, transparenter und effizienter als noch vor wenigen Jahren.

Ich zähle hier beispielhaft auf:

• Umsetzung des Digitalisierungskonzepts mit
  • Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters per SGO-Mail-Account
  • Einrichtung und Pflege von hilfreichen Verteilerlisten, um schnell und effizient kommunizieren zu können
  • Aufbau einer klar strukturierten und aufgeräumten Dateiablage, die es personenunabhängig ermöglicht, auf alle Vereinsinformationen zuzugreifen.
    Eine Erinnerung: Wir hatten bei unserem Start nur zwei Ordner mit viel recht ungeordnetem Papier drin 😉

• Aufbau eines Mitarbeitermanagements mit einer zentralen Datenbank der Mitarbeiter und qualitätssichernden, effizienten Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Inkludiert sind hier Elemente wie die Pflege der Mitgliederverwaltung, die Bereitstellung von Mail und Online-Speicher, die Einbindung in die Vereinskommunikationsmedien, die Aktualisierung der Homepageangaben und die unterjährige Mitarbeiterbetreuung.
  Der ein oder andere wird sich sicher gewundert haben, warum er plötzlich mit SGO-Kleidung ausgestattet wird oder ihm jemand vom Verein zum Geburtstag gratuliert und sich für die Mitarbeit bedankt – auch das ist Mitarbeitermanagement.
  Die flächendeckende Ausstattung aller berechtigten Mitarbeiter mit Ehrenamtskarten (kostenfreier Eintritt in die regionalen Schwimmbäder, kostenfreie Girokonten bei Sparkasse und Volksbank u. a.) ist angelaufen. Wir hoffen, der neue Vorstand treibt dieses Thema weiter, um unsere Mitarbeiter bestmöglich zu betreuen und so an den Verein zu binden.

• Eine starke Schnittstelle zur Mitarbeiterbetreuung hat der Bereich Schlüsselverwaltung. Wir haben es nach zwei Jahren harter Arbeit gemeinsam mit der Stadt Taunusstein endlich geschafft, eine rollenbasierte Transponderverwaltung komplett umzusetzen. Das heißt, sowohl die Stadt als auch wir wissen heute exakt, wer Zugang zu welchen Räumlichkeiten von Sportplatz und Zugmantelhalle hat. Dabei ist sichergestellt, dass Menschen mit gleichen Aufgabengebieten auch exakt die gleichen Berechtigungen haben. Und zwar exakt die, die sie benötigen – und keine mehr.
  
  
• Wir haben einen Standard für Vorstandssitzungen etabliert. 
  Sie sind immer gut vorbereitet. Sie werden vollständig dokumentiert. Sie sind für jeden Keyplayer jederzeit nachlesbar.
  Eingebettet ist das alles in eine im Vorstand beschlossene interne „Geschäftsordnung“, die viele im Alltag auftauchende Fragen direkt klärt und abgestimmte Abläufe verbindlich vorgibt.

• Aufbau des Beschwerdemanagements, bei dem jeder vom Nicht-Mitglied über die Mitglieder bis zu den Ehrenamtlern bei Problemen mit handelnden Personen eine höhere Instanz im Verein einbinden kann. Diese bemüht sich dann unabhängig und unvoreingenommen um Schlichtung und Ausgleich.
  
  
• Aufbau des Sponsoringteams, welches koordiniert durch den Vorstand, das komplette Themengebiet besetzt. Es kümmert sich um die Definition der Angebote, die Festlegung einheitlicher Preise, die Verwaltung der verfügbaren Vermarktungsmöglichkeiten wie Banner und Homepagewerbung, die Entwicklung einer Imagebroschüre für den Gesamtverein, die Bereitstellung von juristisch sauberen Standardverträgen die Gewinnung neuer und die Betreuung bestehender Engagements.
  
  
• Bereitstellung eines einfachen, standardisierten Tools zur Wirtschaftlichkeitsberechnung von Veranstaltungen, um Events nicht nur in Bezug auf ihren Wert für das Vereinsleben, sondern auch in Bezug auf ihren wirtschaftlichen Erfolg einordnen und optimieren zu können.
  
  
• Aufbau eines automatisierten Tools zur Etatverwaltung. Hiermit erfüllen wir effizient drei Anforderungen
  • Die Erstellung des in der Satzung eingeforderten jährlichen Kostenplans.
  • Die unterjährige Fortschreibung durch Einarbeitung von Echtzahlen und Anpassung von Prognosen, um mit den Ergebnissen die Vereinsfinanzen aktiv gestalten zu können.
  • Die Erzeugung eines leicht auswertbaren Jahresabschlussberichts für das Geschäftsjahr, welcher vollständige Transparenz über Mittelbeschaffung und Mittelverwendung gibt.
    
    
• Regelung des Vereinsheimbetriebs über ein Gesamtkonzept, welches alle Aspekte bündelt und auf dem Grundsatz der Trennung von Vereinsheimbetrieb und Sportbetrieb basiert.
  Enthalten sind hier u.a. die komplette Organisation von Einkauf und Abrechnung, die Belieferung/Abrechnung der Fußballjugend mit Verkaufsgetränken aus SGO-Beständen, die Versorgung der SGO-Heimspiele im Seniorenfußball mit eingewiesenen Thekenchefs und Helfern, eine regelmäßige Raumreinigung in einer Mischung aus professioneller Reinigung und privater Reinigungsunterstützung und die sauber geregelte Nutzung des Vereinsheims durch einzelne Mitglieder.
  
  
• Aufbau eines Kontaktpflegeteams, welches sich anhand eines selbstentwickelten Konzepts um die Mitgliederbetreuung in den Bereichen runde Geburtstage (persönliche Gratulation und Übergabe eines kleinen Vereinsgeschenks), Mitgliedschaftsehrungen (Urkunden, Ehrennadeln), Sterbefälle (Besuch Trauerfeiern, Beileidskarten) und die Mitarbeiterbetreuung in den Bereichen Geburtstagsgrüße kümmert.
  
  
• Aufbau eines Pressekonzepts, welcher sicherstellt, dass Texte und Bilder schnell und zuverlässig auf den jeweils geeigneten Kanälen landen.
  Jeder kann den Prozess mit einer Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. anstoßen.
  Nach Check (Stichwort Vereinsgrundsätze, Persönlichkeitsrechte) verteilt sich die Meldung auf Medien wie SGO-Homepage, SGO-WhatsApp-Newsgruppe, Social Media, FuPa-Portal und Printmedien. Ein toller Service für alle Abteilungen.
• Wiederherstellung des zentralen Schriftwechseleingangs beim Schriftführer.
  Alle Eingangskanäle, digital oder papiergebunden, werden hier abgewickelt. Die Inhalte werden direkt bearbeitet oder an den entsprechenden Empfänger verteilt. Zudem erfolgt eine zentrale Ablage der Dokumente, um bei Bedarf schnell und einfach recherchieren zu können.

 All diese beispielhaft aufgeführten Vorstandsaktivitäten steigern die Qualität der Aufgabenerledigung, erleichtern die tägliche Arbeit der Ehrenamtlichen erheblich und schafft, für die, die es offen annehmen, Freiräume für das Wesentliche: den Sport und das Vereinsleben.

Sportstätten und Infrastruktur = Gemeinsam Werte erhalten und schaffen

Ein weiterer Schwerpunkt war die Entwicklung unserer Sportstätten und Infrastruktur. Gemeinsam mit vielen engagierten Helfern konnten zahlreiche Maßnahmen umgesetzt werden, die unsere Anlagen attraktiver und zukunftsfähiger machen. Was dabei immer wieder besonders beeindruckt hat, war die Bereitschaft vieler Mitglieder, sich mit ihren Fähigkeiten einzubringen und Verantwortung zu übernehmen.

Unser besonderer Dank geht an dieser Stelle nochmals stellvertretend an Theo Heidl und seine Mitstreiter, die unseren Sportplatz in den letzten zwei Jahren zu einem absoluten Schmuckstück gemacht haben. Wer das gepflegte Gelände heute anschaut und sich zurückerinnert, der weiß, was ich meine.

Zudem kann jeder erkennen, dass Aktionen wie

• die Renovierung des Vereinsheims Anfang 2024,
• die Renovierung/Wiederherstellung des Außenbereichs um Grill, Tische, Bänke, inkl. Baumpflanzaktion
• die Optimierung der Soundanlage, die allen die Nutzung ermöglicht und Beschädigungen verhindert; Wir hoffen, dass der neue Vorstand wie geplant einen dritten Lautsprecher für den Innenraum anschafft, sodass Außenbereich und Innenraum gleichzeitig angesteuert werden können.
• der Einbau von smarten Leuchten im Vereinsheim, um je nach Event mit Farben und Stimmungen arbeiten zu können
• die Renovierung der Fensterseite der Küche; Wir hoffen, dass der neue Vorstand hier dem Ansatz folgt, die Seite mit den Elektrogeräten in Abstimmung mit der Stadt noch in diesem Jahr wie geplant in Angriff zu nehmen
• die aktuell abgeschlossene Weiterentwicklung des Außenverkaufs (Holzverkleidung)
• die Reduzierung der Probleme mit den ungeliebten Böden in den Sanitärbereichen

Vereinsleben und Jubiläumsjahr - Gemeinschaft ist kein Zufall!

Großen Wert haben wir auch auf die Stärkung des Vereinslebens gelegt – zugegebenermaßen unerwartet oft gegen offene oder versteckte Widerstände aus den Führungen einzelner Abteilungen.

Die Thirsty-Friday-Vereinsabende, die fest etablierten Veranstaltungen wie die Kappensitzung, das SGO-Vereinsfest "Mitmach-Sporttag", der AH-Midnight-Cup und Feste wie der Orler Markt haben gezeigt, wie viel Potential in unserer Gemeinschaft steckt.

Das Jubiläumsjahr 2024 war dabei sicherlich ein besonderer Höhepunkt. Wir, als ganz neuer Vorstand sind da ziemlich unvorbereitet reingestolpert und mussten dann mit der heißen Nadel gestrickt, ein Programm auf die Beine stellen, welches dem 75. Geburtstag der SGO würdig sein sollte.
Die einzelnen Veranstaltungen unserer Veranstaltungsserie mit dem Höhepunkt, dem feierlichen Festakt in der Zugmantelhalle, wurden mit großem Engagement von Menschen vorbereitet, denen es um ihren Verein, um die SG Orlen, geht. Das Jahr hat eindrucksvoll gezeigt, was möglich ist, wenn viele Menschen gemeinsam an einem Ziel arbeiten.

Vereinsnachwuchs fördern - Zukunft beginnt heute 

Ebenso wichtig war uns die Einbindung jüngerer Generationen in der Vorstandsarbeit. Die Einführung und Etablierung der Jugendsprecher war ein wichtiger Schritt, um jungen Mitgliedern eine Stimme zu geben und sie frühzeitig an Verantwortung heranzuführen.

Im Moment ist die Rolle der weiblichen Jugendsprecherin vakant. Es wäre schön, wenn es dem neuen Vorstand schnell gelingen würde, hier für Unterstützung von Raphael Baum zu sorgen. Ein lebendiger Verein braucht nicht nur eine starke Gegenwart, sondern auch eine starke Zukunft.

Öffentlichkeitsarbeit - Sichtbar. Nahbar. Modern.

Auch im Bereich Öffentlichkeitsarbeit konnten wir enorme Fortschritte erzielen. Die Kommunikation des Vereins nach außen wurde professionalisiert, die Präsenz in den Medien ausgebaut und die Außendarstellung vereinheitlicht.  Unser Ziel war es, sichtbarer zu werden und die vielen positiven Entwicklungen im Verein auch nach außen zu transportieren. Der Webauftritt der SGO ist seit Anfang 2025 ein echtes Schmuckstück. Was hier von der Projektgruppe geleistet wurde, ist phänomenal. Die SGO verfügt heute über eine Homepage, die ihresgleichen sucht. Es wurde eine Basis geschaffen, die es...

• dem Vorstand ermöglicht, Grundinformationen über unseren Verein zu veröffentlichen
• unseren Abteilungen ermöglicht, Mitgliedern und Interessenten pro Übungsgruppe alle nötigen Infos aktuell zu präsentieren
• unserem Presseteam ermöglicht, aktuelle Meldungen und Ankündigungen zu platzieren – wer hier unterwegs ist, ist über alles auf dem neusten Stand.
• und es unserem Sponsoringteam ermöglicht, Werbeflächen zu verkaufen.

Auch, wenn sich die Jüngeren verstärkt in Social Media tummeln, ist die Homepage immer noch die klassische und als seriös empfundene Anlaufstelle einer Organisation. Die Userzahlen zeigen, dass wir hier absolut auf dem richtigen Weg sind.

Die Richtung stimmt, Stillstand ist keine Option!

Natürlich wäre es falsch zu behaupten, dass damit alle Aufgaben erledigt wären. Vereinsarbeit bleibt ein fortlaufender Prozess. Neue Herausforderungen entstehen, Rahmenbedingungen verändern sich und auch die Ansprüche an einen modernen Sportverein entwickeln sich ständig weiter.
Dennoch können wir heute mit Überzeugung sagen: Die Richtung, die wir 2024 beschrieben haben, war die richtige. Viele der damals formulierten Ideen sind heute gelebte Realität oder zumindest ein gutes Stück vorangekommen. Darauf dürfen wir alle gemeinsam stolz sein.

Was die SGO wirklich trägt sind Menschen!

Vor allem aber hat sich eine Erkenntnis bestätigt, die wir bereits vor zwei Jahren ausgesprochen haben: Die wichtigsten Ressourcen unseres Vereins sind nicht Gebäude, Sportplätze oder finanzielle Mittel. Die wichtigsten Ressourcen sind die Menschen, die sich engagieren.

Die vielen Ehrenamtlichen, Trainerinnen und Trainer, Betreuer, Helfer, Organisatoren, Sponsoren und Unterstützer leisten Tag für Tag einen Beitrag dazu, dass die SG Orlen funktioniert und lebendig bleibt. Ihnen gilt unser ausdrücklicher Dank.
Gleichzeitig möchten wir auch heute wieder dafür werben, Verantwortung zu übernehmen und sich einzubringen. Vereinsleben lebt vom Mitmachen. Jede helfende Hand, jede Idee und jede Stunde Engagement tragen dazu bei, unsere Gemeinschaft weiterzuentwickeln.

Wenn wir eines in den vergangenen Jahren gelernt haben, dann dies: Die besten Ergebnisse entstehen dort, wo Menschen gemeinsam anpacken. Die Zeit der One-Man-Shows, Alleingängen und Einzelentscheidungen war schon 2024 vorbei – und sie ist es heute mehr denn je. Denn selbst ein 1. Vorsitzender besitzt in einer Vorstandssitzung, in der die wichtigen Beschlüsse gefasst werden, nur eine von vielen Stimmen.

Der Verein steht über allem!

Den Vielen, die immer an unserer Seite gestanden haben, die mit uns um die besten Wege gerungen und sie dann Seite an Seite mit uns gegangen sind, gilt unser Dank für Ihre Unterstützung, Ihr Vertrauen und Ihr Engagement.
Natürlich wurden nicht alle Entscheidungen von allen geteilt. Das ist in einem lebendigen Verein normal. Wichtig war für uns stets, dass am Ende die Interessen der SG Orlen im Mittelpunkt stehen.

Den Wenigen, die unseren Weg nicht unterstützt, sondern oft bewusst und leider nicht selten mit unfairen Mitteln behindert haben, möchten wir den alten Satz nahelegen: Der Verein steht über allem! Auch über dem Wunsch, sich ein „persönliches Spielzeug“ zu erschaffen.

Wir wünschen der Sportgemeinschaft Orlen alles Gute in den kommenden Jahren. Das Fundament ist gelegt und stark. Nun gilt es, es zu bewahren und auszubauen.

Vielen Dank!